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[档案馆]2017届春季毕业研究生档案转递须知


发布时间:[2016-12-23]   点击数:


毕业生同学们:

你们好!

你们即将结束大学校园生活,开始人生新的旅程。在你们忙于毕业的同时,请不要忘记记载你们成长足迹的她---学生人事档案,她将永远伴随你们。无论将来你想继续求学深造、发展事业、结婚生子以及在今后计算工龄或者办理各种保险时都需要她。为了你和她都能顺利抵达新的人生驿站,请你对下列问题一定给予关注。
一、学生档案管理部门

我校非定向学生的档案由学校档案馆人事档案室管理,毕业生档案转递也由人事档案室负责。
二、档案转递方式

按照教育部办公厅、人力资源社会保障部办公厅、国家邮政局办公室联合下发的《关于高校毕业生档案转递有关事项的通知》(教学厅函〔2015〕39号)精神,以及中国邮政集团公司最新业务告知:即日起,高校非涉密毕业生档案不再通过机要通信渠道寄递,改为通过邮政国内标准快递寄递(EMS);涉密毕业生档案仍由机要通信部门寄递,但学校党委或校保密委员会应出具涉密证明。

我校自2016年6月8日起,按照文件要求区别两种情况进行档案转递。
三、提交档案转递信息应注意事项

档案馆是依据就业指导中心的毕业生派遣信息转递毕业生档案的。请同学们一定要事先核实信息,准确提交,不可空白或者随意填写。

特别注意:

1. 如果毕业生就业单位无人事档案保管权限,应向就业指导中心提供第三方存档单位(县级以上公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权从事流动人员人事档案管理工作的单位)的相关信息。

2. 非涉密毕业生档案将以邮政EMS方式寄递,因此档案转递信息必须包含

(1)档案接收单位的全称;

(2)档案接收单位的详细地址(所在省、市、区县及具体门牌号码);

(3)档案接收单位的具体部门或联系人的名称、办公电话或手机;

(4)学生本人手机号码,便于及时通知档案转递结果(或快递单号)。
四、档案转递时间安排

2017年1月份毕业研究生档案暂定于2017年1月16日集中转递(集中毕业不零散转递)。寒假期间原则上不转档,寒假期间领取报到证的学生档案将于下学期开学后统一转递。
五、毕业生档案去向查询

机要局会在5至10天左右将档案转递到档案接收单位(可接收机要邮件的单位),EMS会在3至5天左右将档案送达档案接收单位。因此:

1. 涉密毕业生可在领取《就业报到证》一个月后到对方接收单位查询档案接收情况。超过三个月仍未落实妥收档案的,请及时与档案馆联系,由档案馆向机要通信局查询机要文件的签收人和签收时间。

2. 非涉密毕业生档案以邮政EMS方式寄发,妥投信息将由EMS以短信形式发送到学生预留的手机号码上,学生可通过EMS官网或11183进行查询。在领取《就业报到证》一月后仍未收到“妥投”信息的,或经确认档案去向不明、查找无果的,请及时与档案馆联系。

各位毕业生在收到本人档案“妥投”信息后,应及时到档案接收单位向接收档案的相关负责人确认,在第一时间办理存档手续(非常重要!!!),以免造成时间过长不经确认的档案变成无头档案或遗失。
六、改派

个别学生取得《就业报到证》后需要改派,改派事项必须经由就业指导中心同意。改派发生在档案已寄出后的,学生应联系原就业单位将档案转回学校档案馆。档案到校后方能接受学生来校办理改派手续。

如果原就业单位同意学生自带档案回校办理手续,须开具同意自带的介绍信,将档案袋密封完好并骑缝加盖单位公章。学生应妥善保管和携带档案,不得擅自启封。档案袋出现破损或启封时,档案馆一概不予接收,一切后果由学生自己负责。
七、其他注意事项

1. 请各位毕业生在档案落实之前不要随意更换手机号码,保持手机畅通,以方便出现档案转寄单位名称或地址不明、档案接收人无法联系、档案转寄单位无法接收档案、档案退回学校等情况时能够及时与学生本人取得联系,避免因沟通不畅而导致档案滞留的情况发生。

2. 机要通信局和EMS的查件期为1年(从档案发出之日起),过期则无法查询。请同学们注意查询时效,一定要在一年之内确定对方接收单位接收到自己的档案

3. 同专业有同姓名的同学,在落实档案接收情况时,请提醒接收单位查验档案材料,如有问题请及时与档案馆人事档案室联系。


关于档案转递的其他未尽事宜,请直接与人事档案室赵老师或高老师联系。联系电话:010-62332363。 

衷心祝愿所有毕业生都有更加美好的前程!


档案馆人事档案室

2016年12月22日




2017届春季毕业研究生档案转递须知.docx


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